【1】SharePoint奮闘記 -機能の把握と方針決定-

突然ですが、私のアルバイト先ではMicrosoft社が提供しているSharePointというビジネスプラットフォームが導入されており、スタッフの間で業務用コミュニケーションツールとして機能しています。

ただ、現状業務において共有が必要な「引継ぎ事項」「業務変更案」「周知事項」などが一緒にごちゃまぜで表示されているため、当日に引き継がれている臨時業務を見逃してしまうケースや、タスク管理をしていないことが原因で、2段階目の引継ぎが発生した業務の見逃しが頻繁に起こっています。スタッフ全員が注意して確認すればいい話ですが、そんな理想論は当然まかり通らないので、あまり業務に熱心でないスタッフでも当日の引継ぎは必ず把握できるようにしたいと考えています。

そんなこんなで上司から管理者権限をもらい、シェアポイントを弄り始めたわけですが、このプラットフォームがあまりに難解なので道しるべとして試したことを記述していこうと思います。

機能の把握

まず分かったことは、シェアポイントが主に「リスト」と「ライブラリ」という2つのアプリで構成された謂わば寄せ集めのようなポータルサイトであるということです。

リストは簡易的な独立したデータベースで、空のサイトを作り、その中にリストを埋め込むという使い方ができます。ライブラリはファイル管理をする為のアプリらしいが、今回の目的には関係なさそうなので余り調べていません。

(恐らく)リストとライブラリの上位概念として「サイト」という単位があり、各サイト毎は独立しているんだと思います(最上級の管理者が同じなだけであって別々のサイト)。

分かりやすく例えるなら、アプリ(主にリストとライブラリ)という複数の都市が集まった島々がサイトであり、更にそれらを統括する国がシェアポイント全体といった感じでしょうか。

各サイトのAdminについても完全に分離して管理されており、例えば自分はスタッフがディスカッションを行うサイトのAdminを持っていますが、他サイト(外部向けの広報ページなど)は一切弄れません。

　サイトの編集方法には大まかに分けて2つあり、一つはブラウザ上から直接グリグリ動かす方法、もう一つは「Sharepoint Designer」というマイクロソフトが提供している専用のソフトウェアを使う方法です。

しかし、後者を使って編集しようとしたところ、サイトを開こうとすると「サーバー　エラー：アクセスが拒否されました」と出てしまいました。

当然イントラネット経由でアクセスしているので、そこで弾かれる可能性は無いし、ユーザー認証が必要なら然るべきダイアログが出てくるはず。

正直よく分からないので後でサーバー管理者に問い合わせてみます。ただ、ブラウザベースの編集と使い勝手があまり変わらないようならDesignerを使う意味はないので、とりあえず放置で。

今後のプラン

　今回の目的は、スタッフ間で共有が必要な引継ぎ事項が出てきた際に、そのディスカッションに日付属性(指定する)を持たせ、当日にコミュニティを開くと該当ディスカッションが最上位へソートされている状態にすること。やり方は恐らく2通り。

①データベースを共有しているリストを既存リストの上部に設置し、クエリを当日指定に絞る。
理想ですが、そもそもデータベースを共有したリストを複製できるのかどうかが不明です。流石にできるだろうとは思っていても、こういうケースは大体裏切られる。

②当日指定のソートを既存のリストUIに追加する。
多分簡単。ただ色々見て回っても、このソートを編集する機能が全く見つからない。先述のDesignerに手を出そうとしたのも、ブラウザベースでは見えない何かがあるのではないかと勘ぐった末の選択です。

↑ここに追加したい

　今回は、あまり業務に熱心でないスタッフ向けの機能追加ということで、できればわざわざソートを変えなくていい①が理想と言えます(そもそも対象がソートを変えるとは思えないため)。②でも、デフォルトソートを日付指定クエリにすることで認知度を上げることは可能だと思いますが、そこまで変化を加えたくはありません。一応①の方向で模索して、無理そうだったら②を検討する予定。

考え得る障壁として、当日の日付を請求する方法、更にそれをクエリに落とし込む機能を実装するために要求される技術が挙げられます。Javascriptを使わずに実装できれば最高ですが、Sharepointにそんな便利機能があるとは思えないため、ある程度勉強する必要があるでしょう。個人的にここが一番憂鬱。

今日はここまで。